Пример регламента работы с модулем «Организатор проектов»

1. Модуль «Организатор проектов» (далее ОП) информационной системы «Бизнес организатор» (далее БизОр) предназначен для организации процессов планирования, управления и контроля за ходом выполнения работ по проектам, организации рабочих групп, иерархии задач в проекте, а также для мотивации сотрудников на выполнение задач в установленные сроки.
2. ОП позволяет работать как с задачами (отдельными поручениями), так и с проектами (группами задач).
3. Для доведения до пользователей информации об изменениях в активных задачах и постановке новых используется механизм уведомлений. В зависимости от персональных настроек, уведомления посылаются на электронную почту или отображаются непосредственно в системе БизОр.
4. Пользователю настоятельно рекомендуется ежедневно просматривать таблицу задач ОП и раздел «Уведомления» системы БизОр.
5. Для каждой из добавленных в ОП задач система определяет роли текущего пользователя и права доступа. Основные роли следующие:
   • Постановщик – формулирует задачу, определяет исполнителя и соисполнителей, сроки выполнения, мотивацию по задаче, осуществляет приемку результата. Как правило, постановщик является руководителем исполнителя.
   • Исполнитель – сотрудник, ответственный за своевременное и качественное выполнение задачи.
   • Руководитель исполнителя – утверждает или отменяет поставленную задачу, контролирует ход её исполнения. Определяет степень важности данной задачи для исполнителя.
   • Соисполнитель – получает доступ к информации по задаче, может добавлять свои комментарии и оказывать помощь исполнителю.
   • Помощник какой-либо роли (например, руководителя постановщика) – наделяется теми же правами, что и его руководитель в данной задаче, и должен помогать ему при работе с БизОром.
6. Каждая задача имеет только одного ответственного исполнителя. Доступ к задаче есть только у постановщика, исполнителя, соисполнителей и всех их руководителей, как непосредственных, так и вышестоящих.
7. Проект позволяет объединить несколько задач, к которым будет открыт доступ для всех членов команды проекта (получают роль Участник проекта), а также выстроить систему подчиненности сотрудников в рамках проекта.
8. За более подробной информацией о ролях, правах и доступе пользователей к задачам и проектам ОП, а также о системе статусов и особенностях в построении иерархической структуры задач и проектов следует обращаться к Руководству пользователя.

1. Для создания задачи необходимо нажать кнопку «Создать задачу». Пользователь, создавший карточку задачи, является Автором данной задачи. В БизОре пользователь может поставить задачу любому сотруднику, включая себя самого, руководителей любых уровней и сотрудников других отделов.
2. Чаще всего в роли автора выступают: сам исполнитель, его руководитель или помощник руководителя.
3. Карточка задачи состоит из следующих основных полей:
   • Тема – название задачи.
   • Постановщик (Создатель проекта) – лицо, которое будет осуществлять приемку результатов выполнения задачи (проекта), может не совпадать с тем руководителем, который непосредственно поставил задачу (проект).
   • Исполнитель (Руководитель проекта) – сотрудник, который будет ответственным за эту задачу (проект).
   • Поставлено – дата и время постановки задачи (или планируемая дата начала работ). По умолчанию подставляется дата создания задачи.
   • Срок исполнения – дата и время окончания выполнения задачи.

   Дополнительно можно указать форму отчетности, соисполнителей, мотивацию, заполнить поле «Описание» и прикрепить файлы на вкладке «Детали».

4. При создании задачи необходимо определить порядок её утверждения руководителем исполнителя. Для обязательного утверждения требуется установить флаг «Ожидать утверждения руководителем». Данный флаг устанавливается программой автоматически и не может быть снят, если постановщик не является руководителем исполнителя (например, если задача ставится сотрудником одного подразделения сотруднику другого смежного подразделения). Если утверждение задачи не требуется, флаг может быть снят, и задача будет переведена из статуса «Черновик» сразу в статус «Утверждено», минуя статус «Поставлено».
5. После заполнения полей необходимо нажать кнопку «Сохранить». Задаче будет присвоен статус «Черновик».

Задача в статусе «Черновик» видна только её автору!

• Если какие-то из перечисленных в п. 3 данных еще не известны, то можно оставить задачу в черновике и вернуться к заполнению её карточки позже.
• После проверки правильности введённых данных необходимо нажать кнопку «Поставить», чтобы отправить задачу на утверждение руководителю исполнителя. Статус задачи изменится на «Поставлено» (или сразу на «Утверждено», если опущен флаг «ожидать утверждения руководителем»). В любом другом статусе, кроме «Черновика», задача видна всем её участникам: исполнителю, соисполнителям, постановщику и всем их руководителям, как непосредственным, так и вышестоящим.

Задача в статусе «Поставлено» требует активных действий от Руководителя исполнителя.

• Руководитель исполнителя может либо «Утвердить» задачу, либо «Отменить» её, оставив обязательный комментарий с причиной отказа в выделении рабочего времени своего сотрудника на решение данной задачи. В случае отмены задачи, постановщик может попробовать перепоручить её другому исполнителю, нажав на одноимённую кнопку.

Задача в статусе «Утверждено» требует активных действий от Исполнителя.

• В течение 10 (десяти) рабочих дней (согласно календаря исполнителя) с момента утверждения задачи, но не позднее установленного по ней срока, Исполнитель может «задать вопрос» Постановщику, снабдив его комментарием с просьбой или вопросом. Задача перейдет в статус «Требуется уточнение». По истечению указанного периода задача автоматически переводится в статус «Выполняется». Если задача была поставлена «вперёд», т.е. дата в поле «Поставлено» больше даты утверждения, то отсчет времени ведется от даты в поле «Поставлено».

Задача в статусе «Требуется уточнение» требует активных действий от Постановщика.

• По задаче в статусе «Требуется уточнение» Постановщику необходимо дать свои разъяснения, либо изменить некоторые её параметры, например, добавить соисполнителя или сдвинуть сроки, и заново «Поставить» задачу. В случае ошибочного создания задачи в системе БизОр, Постановщик может изменить её исполнителя или отменить задачу.
• Добиться от Постановщика ответа на вопрос входит в обязанности Исполнителя! Задача может находиться в статусе «Требуется уточнение» не более 10 (десяти) рабочих дней (но не дольше установленного по ней срока исполнения), в противном случае, при отсутствии реакции со стороны постановщика, она будет автоматически переведена в статус «Выполняется». Если Постановщик недоступен, его функции берет на себя его руководитель.
• Если вопросов нет, то Исполнитель должен нажать на кнопку «Приступить к работе» и перевести задачу в статус «Выполняется», подтвердив таким образом свое согласие с параметрами задачи. На этом процесс постановки и согласования задачи завершается, начинает «работать» установленная (по задаче) исполнителю мотивация.

1. В процессе работы над задачей Исполнитель может изменять процент её выполнения, добавлять комментарии, прикреплять файлы, создавать подзадачи и т.д.
2. Помимо системы комментариев, доступ к которым имеют все участники задачи, Исполнитель может обратиться к кому-то из них выборочно с помощью отдельного уведомления. Для этого надо нажать на кнопку «Уведомить» на панели инструментов, выбрать получателей и ввести текст уведомления.
3. Задача должна быть выполнена качественно и в установленные сроки. Исполнитель должен своевременно информировать Постановщика о ходе выполнения работ, а также сообщать о проблемах и задержках.
4. Назначенная по задаче мотивация может определять премию за выполнение задачи в срок и штрафные санкции за просрочку. В зависимости от настроек, в момент допущения просрочки мотивация может быть автоматически зафиксирована, изменена или отменена.
5. Когда работа над задачей закончена, Исполнитель нажимает кнопку «Закончить выполнение», вводит обязательный комментарий и ждет её принятия Постановщиком. Статус меняется на «Приёмка результата».
6. Работа над задачей (проектом) не может быть завершена, пока не проведена приёмка результатов выполнения всех её подзадач (задач в проекте).
7. Если Исполнитель не успевает выполнить задачу в срок, то он должен заблаговременно отправить Постановщику запрос на продление, указав в комментарии к запросу причину задержки. Запрос действителен в течение 14 (четырнадцати) календарных дней, после чего автоматически отменяется. Добиться положительной реакции Постановщика на запрос входит в обязанности Исполнителя!
8. Постановщик может либо принять запрос на продление (возможно, скорректировав запрашиваемый исполнителем срок), либо отклонить его. В случае принятия запроса, у задачи устанавливается новый срок. В случае отклонения – срок не изменяется, и задача может стать просроченной, что отрицательно скажется на установленной по ней мотивации.
9. Датой завершения работы над задачей и фиксации мотивации считается момент нажатия исполнителем на кнопку «Закончить выполнение».
10. Если задача по какой-либо причине не может быть выполнена, либо её формулировка подразумевает возможность частичного достижения поставленной цели, то исполнителю следует также перевести задачу в статус «Приёмка результата», нажав на кнопку «Закончить выполнение» и указав реальный процент выполнения в окне ввода обязательного комментария.

Задача в статусе «Приёмка результата» требует активных действий от Постановщика.

1. Статус «Приёмка результата» показывает Постановщику, что Исполнитель закончил работу над задачей и надо принять её выполнение. Для этого ему следует ознакомиться с результатами: просмотреть комментарии, процент выполнения и прикреплённые файлы. Постановщик должен подтвердить выполнение или невыполнение исполнителем поставленной задачи, либо отправить её на доработку.
2. По нажатию на кнопку «Принять выполнение» статус задачи меняется на «Выполнено» и работа завершается.
3. По нажатию на кнопку «Принять невыполнение» статус задачи меняется на «Не выполнено» и работа над ней также завершается, но с отрицательным результатом.
4. По нажатию на кнопку «Отправить на доработку» статус задачи меняется на «Отправлено на доработку». Если задач просрочена, постановщику предлагается указать новый срок исполнения, но он не обязан продлевать задачу.

При отправке на доработку просроченной задачи решение о том, продлевать срок её исполнения или нет, принимает Постановщик.

5. Если задача в целом выполнена, но Постановщик имеет замечания к Исполнителю, например, по оформлению отчета о выполненных работах, то он может сообщить об этом исполнителю без изменения статуса задачи, используя механизм комментариев, либо кнопку «Уведомить».

Задача в статусе «Отправлено на доработку» требует активных действий от Исполнителя.

6. По задаче в статусе «Отправлено на доработку» Исполнитель выражает свое согласие с замечаниями постановщика нажатием на кнопку «Принять на доработку» – задача снова переводится в статус «Выполняется». Если у Исполнителя есть вопросы и задача не просрочена, то он может «Задать вопрос» Постановщику. Максимальный срок пребывания задачи в статусе «Требуется уточнение» определен в п. 11.
7. После выполнения доработок Исполнитель нажимает на кнопку «Закончить выполнение» и переводит задачу в статус «Приёмка результата». После чего Постановщик повторяет действия по приёмке (п. 4.1).

1. Автор может изменить значение поля «Исполнитель» в карточке задачи только до её постановки, в статусе «Черновик».
2. Постановщик может изменить значение поля «Исполнитель» в карточке задачи до её утверждения, в статусе «Поставлено».
3. Во всех остальных статусах Постановщик должен использовать механизм перепоручения задачи. При нажатии на одноименную кнопку создается новая задача для нового исполнителя. При этом в диалоговом окне выбора нового исполнителя можно определить набор данных, который будет скопирован в новую задачу из исходной, а также её статус после создания (если Постановщик является руководителем нового исполнителя, то задачу можно создать сразу в статусе «Утверждено»). Исходную задачу затем следует «Отменить».

1. Задачу можно удалить только в статусах «Черновик» и «Отменено».
2. Удаленные задачи можно восстановить. Для работы с удаленными задачами применяется фильтр «Удалённые задачи и проекты».
3. Задачи в статусе «Черновик» удаляются из системы безвозвратно.

1. Для создания проекта необходимо нажать кнопку «Создать проект».
2. Создавать проекты в системе БизОр могут только руководители (пользователи с признаком «глава отдела») и их помощники (при наличии соответствующего разрешения в настройках прав помощника).
3. Организатор проектов позволяет создать собственную иерархическую структуру подчинённости сотрудников в рамках конкретного проекта:
   • создатель проекта – руководитель верхнего уровня;
   • руководитель проекта – руководитель, подчиненный создателю;
   • участники проекта – подчиненные руководителя проекта.
4. Руководитель проекта получает права на утверждение всех задач проекта и принятие результатов работ.
5. Исполнителями задач в проекте могут быть только его участники.
6. Участники проекта автоматически получают доступ ко всем задачам проекта и подпроектам.
7. Добавление новых участников в подпроекты позволяет настраивать частичный доступ сотрудников к проекту в рамках их зоны ответственности и компетенции.
8. За дополнительной информацией следует обращаться к Руководству пользователя (раздел «Создание иерархии задач и проектов»»).