Процессный подход в системе БизОр

В соответствии с общепринятыми требованиями Системы менеджмента качества (СМК), построенной в соответствии с требованиями ISO серии 9000:2000, управление предприятием должно осуществляться на основе процессного подхода.

Целью процессного подхода является улучшение результативности и эффективности организации в достижении ею установленных целей.

Преимущества процессного подхода:

• Интеграция и связывание процессов для того, чтобы сделать возможным достижение желаемых выходов.
• Возможность сфокусировать усилия на результативности и эффективности процесса.
• Обеспечение уверенности потребителей, а также иных заинтересованных сторон, в том, что организация не допускает отклонений в своей деятельности.
• Прозрачность операций внутри организации. Меньшие затраты и более короткий производственный цикл вследствие более результативного использования ресурсов.
• Более совершенные, с меньшими вариациями и предсказуемые результаты. Обеспечение возможности для целенаправленных и приоритетных действий по улучшению.
• Содействие вовлечению персонала и более четкому определению их ответственности.

Процессный подход предполагает, что успешное управление деятельностью предприятия будет реализовано путем определения и описания процессов, происходящих в структурно-функциональных подразделениях. С помощью процессного подхода создаются и поддерживаются условия, влияющие на обеспечение качества процессов, гарантирующих удовлетворение потребителей. Процессный подход позволяет руководителям выявлять и формировать управление ключевыми процессами в развитии всех направлений деятельности предприятия, интегрируя разрозненные действия структурно-функциональных подразделений и направлять их усилия на единый результат.

Система управления строится на основе однозначно определенных объектов, из которых она состоит. Самыми главными объектами системе управления являются «Объект управления» — то, чем управляют, и «Субъект управления» – тот, кто управляет.

Главное преимущество процессного подхода по сравнению с другими состоит в управлении и контроле взаимосвязей между процессами и взаимодействий между функциональными уровнями организации

По мнению Т. Конти, владелец процесса или «Субъект управления» должен назначаться из числа руководителей верхнего уровня, например, заместителей генерального директора.

Система «Бизнес Организатор» (БизОр) в качестве базового рассматривает взаимодействие:

• Руководителя: акционера, владельца и т.д.
• Исполнителя: топ-менеджера, руководителя среднего звена и т.д.

Для управления процессом необходимо назначить должностное лицо, ответственное за выполнение процесса и его результат. Чтобы должностное лицо могло управлять процессом, в его распоряжение должны быть выделены ресурсы, необходимые для проведения процесса, делегированы права и полномочия. Каждый процесс выполнения конкретных функций является подконтрольным высшему руководству.

Исполнитель — это должностное лицо или коллегиальный орган управления, имеющий в своем распоряжении ресурсы, необходимые для выполнения процесса, и несущий ответственность за результат процесса. Исполнитель ведет управление процессом и является неотъемлемой составной частью процесса.

Выработка управляющих решений осуществляется на основании сопоставления информации о фактическом состоянии управляемого процесса с его характеристиками, заданными программой управления БизОр.

С учетом временного критерия функцией управления, можно выделить последовательные этапы реализации управляющего воздействия:

• Планирование
• Организация
• Мотивация
• Контроль

Планирование.

Необходимо определить ресурсы, назначить ответственных, определить время выполнения работ, чтобы вся работа по подготовке планов была выполнена вовремя.

В процессе планирования принимают следующие решения:

• Определение краткосрочных и долгосрочных стратегий организации;
• Выбор действий, которые помогут выполнять поставленные цели или преодолевать угрожающие ситуации;
• Утверждение стандартов оперативной деятельности, которые будут использованы как база для осуществления контроля;
• Пересмотр более ранних планов в свете меняющихся условий.

В системе Бизнес Организатор БизОр в процессе планирования на разных уровнях задействованы все модули: Сбалансированная система показателей (ССП) используется для выработки стратегических целей и их декомпозиции до конкретных задач и проектов,  с указанием сроков и ответственных исполнителей, а также системы анализа и управления процессом достижения поставленных целей через числовые показатели (KPI). Важным элементом планирования в БизОре является процесс составления и утверждения («защиты») годового бизнес-плана структурного подразделения, с декомпозицией стратегических целей и определением ресурсов для их достижения (бюджетов). Следующим этапом планирования является оцифровка поставленных целей и задач с помощью их проецирования на систему KPI, привязка показателей к ответственным исполнителям, и привязка размеров заработной платы (премии) исполнителей к результатам выполнения плановых показателей KPI. На данном этапе в качестве исполнителей обычно выступают руководители подразделений компании, которые в свою очередь прорабатывают план-графики и систему мотивации в своих отделах, активно используя модуль «Организатор проектов» для организации командной работы и модули «Показатели результативности», «Личный творческий план» и «Задачи» (с  разделом «должностные обязанности») для выстраивания взаимоотношений с каждым из сотрудников персонально, переходя от Планирования к Организации.

Организация

Организация — процесс, при помощи которого создается структура работ и полномочий.

Структура работ и полномочий относится к зафиксированным взаимосвязям, существующим между различными видами работ в организации. Зафиксированные взаимосвязи являются результатом процесса принятия решения, который подразумевает следующее:

1. Общая задача (работа) отдела подразделяется на последовательные более мелкие работы, на выполнении которых специализируются конкретные исполнители.
2. Организация процесса работы над проектами, формирование иерархии задач в проекте.
3. Контроль за выполнением задач.
4. Распределение полномочий через систему постановки задач.
5. Определение прав доступа сотрудников к информации.

Система Бизнес Организатор БизОр позволяет поручать задачи другим пользователям, и, после поручения, активно контролировать и корректировать их исполнение, менять некоторые параметры задач в процессе их согласования, выполнения и приёмки результатов работы. Задачи могут содержать дерево подзадач. Каждая (под)задача имеет только одного основного исполнителя и, при необходимости, несколько соисполнителей.

Кроме понятия задачи в системе вводится понятие Проекта. Задача имеет одного исполнителя и доступ к ней есть только у исполнителя, соисполнителей и руководителей. Проект позволяет объединить несколько задач, к которым будет открыт доступ для всех участников проекта. Кроме того, за счёт введения понятия подпроект, можно настроить подчинённость участников проекта: руководитель проекта будет непосредственным руководителем для участников проекта, руководитель подпроекта – подчинённым руководителя проекта и непосредственным руководителем для участников подпроекта.

В ходе работы с задачей или проектом, она (он) проходит через ряд статусов, который определяет прогресс работы. Также в БизОре реализована система ролей, характеризующая долю участия пользователя в каждой задаче или проекте. На основе статуса задачи и роли(-ей) пользователя в ней выстраивается система доступа к информации: определяются права на просмотр и редактирование параметров задачи и на изменение её статуса. Установленный по умолчанию набор прав может быть изменён администратором системы.

Для организации краткосрочного планирования и вовлечения в это процесс каждого сотрудника организации в системе БизОр используется модуль «Личный творческий план» (название сохранилось со времён советских конструкторских бюро). Это самый популярный модуль в системе, с знакомства с которым начинается освоение программы.

Сотрудник самостоятельно заполняет Личный творческий план (ЛТП) на месяц, с обязательным указанием сроков начала и окончания работ. В течение месяца сотрудник изменяет текущий процент выполнения «рабочих» пунктов, информирует руководителя о ходе работ, добавляет в план новые пункты, сообщает о выполнении, прикрепляет, при необходимости, отчётные документы. Руководитель и сотрудник ведут общение путём написания комментариев к пунктам плана. Руководитель просматривает ЛТП сотрудника в начале каждого месяца – принимает результаты работ за предыдущий месяц, корректирует и утверждает план на следующий месяц. Сотрудник не может изменять утверждённые руководителем пункты плана – происходит фиксация договорённостей по срокам и составу работ.

Важным элементов системы мотивации в БизОре является автоматический учет количества выполненных в срок пунктов личного творческого плана и наличие в KPI сотрудников соответствующего показателя «Выполнение ЛТП (авто)», оказывающего, хоть, обычно, и с небольшим весовым коэффициентом, влияние на размер месячной премии.

Мотивация

Мотивация — процесс стимулирования исполнителя или группы исполнителей к деятельности, направленной на достижение целей организации.

В системе Бизнес Организатор персональной мотивации сотрудника уделяется очень много внимания, тем не менее модуль «Показатели результативности (KPI)» достаточно прост в освоении, поскольку в основе системы KPI в БизОре лежит единый принцип определения итогового коэффициента результативности сотрудника, основанный на сравнении плановых и фактических значений показателей в рассматриваемом отчётном периоде. Полученный процент выполнения плана преобразуется по заданной для каждого показателя шкале в коэффициент выполнения и вносит свой вклад (с некоторым весовым коэффициентом) в премиальную часть заработной платы сотрудника. К тому же разработчики смогли разместить весь основной функционал в одной таблице, которую в науке называют матрицей KPI. В эту таблицу «планов и фактов» заносятся все данные по системе KPI-мотивации сотрудника: набор показателей, временные интервалы (сегменты) их использования, весовые коэффициенты, плановые и фактические значения показателей, словом всё параметры, которые «оцифровывают» согласованную между сотрудником и руководителем систему расчёта премиальной части заработной планы.

Дополнительные поощрения и штрафы сотрудник может заслужить по итогам завершения проектов, в которых была установлена мотивация. Проектная мотивация основана на принципе сравнения планируемого и фактического сроков окончания работ и, в зависимости от применённого мотиватора, может поощрять как досрочное выполнение проекта, так и штрафовать (уменьшать размер премии) за каждый день просрочки. В задаче/проекте Организатора Проектов всегда указывается только один ответственный Исполнитель, именно к нему в системе привязывается мотивация. Тем не менее, можно заранее обговорить и зафиксировать в комментариях к мотиватору, что заслуженная премия некоторым образом распределяется между всеми участниками проекта. Чаще всего используется денежная мотивация, которая подразумевает под собой материальное вознаграждение сотрудника за успешно и вовремя сделанную задачу. В некоторых случаях размер вознаграждения может меняться в зависимости от времени завершения работы над задачей, уменьшаясь от какого-то максимального размера до минимального. Минимальный размер может быть отрицательным, превращая положительную мотивацию (премия) в отрицательную (штраф). Примеры денежной мотивации:

• Премия 10 тыс. рублей за вовремя выполненное задание без уменьшения за просрочку.
• 20 тыс. рублей за досрочное выполнение задачи с 25% уменьшения. Минимальный размер премии – 5 тыс. рублей.
• 30 тыс. рублей за выполнение задачи с 50% уменьшения за каждый день просрочки. Минимальный размер – 0 тыс. рублей.
• 5 тыс. рублей за вовремя выполненную задачу со 5% уменьшением премии за каждый день просрочки. Минимальный размер премии – -5 тыс. рублей.

Количественная мотивация – поощрение, которое даётся за вовремя выполненную задачу. Динамически меняться количественная мотивация не может – её можно или заслужить в полном объёме, или вообще не заслужить. Примеры количественной мотивации:

• 1 дополнительный день к отпуску;
• 5 часов обучения на курсах повышения квалификации;

Прочая мотивация – нематериальная мотивация, которая не исчисляется и её можно или заслужить, или не заслужить, например, «публичная похвала за вовремя сделанную задачу» или «выговор за просроченную задачу».

Контроль

Задачами контроля являются количественная и качественная оценка и учет ключевых показателей результативности сотрудников и организации в целом, контроль над исполнением договорённостей по планам, целям, срокам.

Результаты контроля, в соответствии с теорией Портера-Лоулера, являются необходимым условием для мотивации персонала, т. к. именно результат (степень достижения цели) ведет к удовлетворенности трудом, и человек будет стремиться повторить то производственное поведение, которое привело к возникновению этого чувства. Именно поэтому критерии оценки труда должны быть четко сформулированы и быть понятны исполнителям. В этом смысле эффективность системы мотивации определяется эффективностью системы контроля.

Поскольку БизОр является прежде всего системой контроля выполнения поручений и мотивации персонала, то он обладает достаточным набором контролирующих функций, чтобы называться «карательной программой», а именно:

• Подробный аудит всех действий пользователя в системе, история изменений свойств основных объектов.
• В БизОре происходит письменная (точнее, цифровая) фиксация всех задач, которые надо решить, и результатов, которые надо получить.
• Помимо положительной мотивации, программа предоставляет возможность использовать мотивацию страхом, заранее обговорив с исполнителем, скажем, перевод на низшую должность или увольнение при невыполнении KPI в течение 3-х месяцев.
• В БизОре сохраняются все результаты работы сотрудника, на основе которых разработчиками создана гибкая система ежегодной аттестации (компьютер делает её автоматически и ставит оценку: отлично, хорошо, удовлетворительно, уволить).

Использование системы управления, лежащей в основе программного комплекса БизОр, на предприятии позволяет быстро и объективно оценивать работу сотрудника за отчётный период времени, осуществлять процессный контроль выполнения проектов, способствует выработке в компании более жёсткой исполнительской дисциплины и решению проблемы систематического срыва сроков.